FAQ

FAQ

Welche Vorfälle können über das System gemeldet werden?

Melden Sie uns Vorfälle innerhalb unseres Unternehmens, die gegen geltende Gesetze oder unsere internen Regelungen verstoßen, sofern diese im Zusammenhang mit dem Unternehmen oder dem Arbeitsverhältnis stehen. Sonstige Anliegen wie Kundenbeschwerden, Reklamationen etc. können hierüber nicht gemeldet werden.

Über dieses Hinweisgebersystem können Sie folgende Verstöße melden:

Verstöße gegen das EU-Recht. Darunter fallen Meldungen zu:

  • öffentliches Auftragswesen,
  • Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
  • Produktsicherheit und -konformität,
  • Verkehrssicherheit,
  • Umweltschutz,
  • Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit,
  • Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz,
  • öffentliche Gesundheit,
  • Verbraucherschutz,
  • Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen (Datenschutz).

Verstöße gegen gültiges Recht, sofern sie im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Darunter fallen Meldungen zu:

  • Vorteilsannahme und Vorteilsgewährung
  • Schuldner- oder Gläubigerbegünstigung
  • Bestechlichkeit
  • Geld- und Wertzeichenfälschung, Urkundenfälschung
  • Taten gegen die sexuelle Selbstbestimmung (z.B. Verbreitung pornographischer Inhalte über Dienst- PC oder dem dienstlichen Netzwerk, sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz)
  • Verletzung des persönlichen Lebens- und Geheimbereichs im oder durch das Arbeitsverhältnis (z.B. unrechtmäßiges Abfragen von privaten Daten, Verletzung des Briefgeheimnisses, Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes)
  • Taten gegen die körperliche Unversehrtheit (z.B. Körperverletzung)
  • Diebstahl und Unterschlagung am Arbeitsplatz
  • Geldwäsche
  • Betrug und Untreue
  • Fälschung beweiserheblicher Daten
  • Straftaten gegen die Umwelt (z.B. Gewässer-, Luft- oder Bodenverunreinigung, unerlaubter Umgang mit Abfällen, Gefährdung schutzbedürftiger Gebiete)
  • Verstöße gegen die Sicherheit, die Hygiene und den Gesundheitsschutz
  • Verstöße gegen den Jugendarbeitsschutz
  • Verstöße gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (z.B. Diskriminierung und Benachteiligung aufgrund der ethnischen Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, des Alters, einer Behinderung, der sexuellen Orientierung)
  • Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz

Verstöße gegen interne Regelungen. Darunter fallen Meldungen zu:

  • Verstöße gegen interne Arbeitsanweisungen
  • Verstöße gegen interne Leit- oder Richtlinien
  • Verstöße gegen Ethik-Grundsätze, Selbstverpflichtungen, Code of Conduct o.Ä.

Kann ich anonyme Meldungen einreichen?

Ja, Sie können Meldungen auch vollkommen anonym einreichen. Wir haben unser Hinweisgebersystem auf verschiedene Weisen technisch und organisatorisch abgesichert, um Ihre Anonymität zu wahren. So speichern wir bspw. zu keinem Zeitpunkt Logfiles (IP-Adresse oder sonstige Daten, die Rückschlüsse auf Ihre Identität zulassen), weshalb wir Sie nur dann identifizieren können, wenn Sie Ihre Identität uns gegenüber freiwillig offenlegen. Bitte bedenken Sie, dass anonyme Meldungen oft keine tragfähige Grundlage für die Aufklärung von Sachverhalten sind. Wir bitten Sie deshalb, bei Abgabe einer Meldung Ihre Kontaktdaten anzugeben. Die Ombudsleute sind der Verschwiegenheit und der Wahrung der Vertraulichkeit des Meldenden verpflichtet. Dies ist auch vertraglich mit Ihrem Unternehmen vereinbart. Ihre Identität wird nicht ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung offengelegt.

Wer sind die Ombudsleute?

Um Interessenkonflikte innerhalb des Unternehmens zu vermeiden, haben wir eine externe Person bestimmt, die Ihre Meldungen im Hinweisgebersystem entgegennimmt. Diese Person ist der Verschwiegenheit verpflichtet und die Einzige, die mit Ihnen zwecks Bearbeitung der Meldung in Kontakt tritt. Um weitere Maßnahmen infolge einer Meldung einzuleiten, kann die Ombudsperson Meldungen an eine unparteiische Stelle in unserem Unternehmen weitergeben. Ihre Identität wird dabei nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch hin offengelegt. Die Ombudsperson für unser Unternehmen ist:

exkulpa GmbH
Waldfeuchter Str. 266
52525 Heinsberg

Wir bitten Sie ausdrücklich darum, mit der Ombudsperson nur über das Hinweisgebersystem in Kontakt zu treten. Meldungen außerhalb dieses Systems können wir nicht berücksichtigen.

Habe ich Konsequenzen zu befürchten, wenn sich meine Meldung als falsch herausstellt?

Grundsätzlich sollten Sie zum Zeitpunkt der Meldung angesichts der Umstände und der verfügbaren Informationen hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die von ihnen gemeldeten Sachverhalte der Wahrheit entsprechen. Auch wenn Sie in gutem Glauben ungenaue Informationen über Verstöße abgeben, die sich später als falsch herausstellen, drohen Ihnen keine Konsequenzen. Ebenso müssen Sie für abgegebene Meldungen keine Beweise sammeln, die Aufklärung des Verstoßes übernehmen wir für Sie. Bei Rückfragen zum Vorfall kommen wir ggf. nochmal über den Postkasten auf Sie zu.

Nachweislich böswillige oder missbräuchliche Meldungen werden hingegen von uns verfolgt. Wenn sie zum Zeitpunkt der Meldung willentlich und wissentlich falsche oder irreführende Informationen gemeldet haben, fallen Sie außerdem nicht mehr unter den Schutz der geltenden EU-Richtlinie.

Was passiert nach einer Meldung?

Sobald Sie eine Meldung in unserem System abgegeben haben, wird diese von der Ombudsperson entgegengenommen. Nach spätestens 7 Tagen erhalten Sie eine Rückmeldung über den erfolgreichen Eingang Ihrer Meldung. Dieser entscheidet dann über das weitere Vorgehen und ob Folgemaßnahmen eingeleitet werden müssen. Hierzu können ggf. unparteiische Stellen in unserem Unternehmen hinzugezogen werden. Ihre Identität wird dabei nicht offengelegt, es sei denn Sie wünschen das. Bei Rückfragen zu einem Vorfall tritt die Ombudsperson mit Ihnen über Ihren Postkasten in Kontakt. Sollten Sie eine E-Mail-Adresse angeben, erhalten Sie eine Benachrichtigung zu offenen Rückfragen in Ihrem Postfach. Die Klärung eines Vorfalls kann sich unter Umständen mehrere Monate hinziehen, Sie erhalten aber innerhalb von 3 Monaten nach Abgabe der Meldung einen Zwischenstand zu den eingeleiteten Maßnahmen.

Wie und wovor werde ich nach Abgabe einer Meldung beschützt?

Wenn Sie eine Meldung abgeben und zum Zeitpunkt der Meldung angesichts der Umstände und der verfügbaren Informationen hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die von ihnen gemeldeten Sachverhalte der Wahrheit entsprechen, werden Sie vor sämtlichen Repressalien geschützt. Unter „Repressalien“ werden sämtliche Handlungen des Unternehmens verstanden, die durch eine Meldung ausgelöst wurden, aus denen ein ungerechtfertigter Nachteil für Sie entstehen kann. Darunter fallen arbeitsrechtliche Konsequenzen wie z.B.:

  • Kündigung
  • Nichtverlängerung der Befristung
  • Nichtbeförderung
  • Nachteilige Veränderung der Arbeitsbedingungen
  • Aufgabenverlagerung
  • Änderung des Arbeitsortes oder der Arbeitszeit
  • Gehaltsminderung, negative Leistungsbeurteilung
  • Einschüchterung oder Rufschädigung

Nachweislich böswillige oder missbräuchliche Meldungen werden nicht von diesem Schutz umfasst und werden von uns verfolgt.

Wie gebe ich eine Meldung ab?

Nutzen Sie zur Abgabe einer Meldung ausschließlich das Hinweisformular. Dort beschreiben Sie möglichst genau den Vorfall und haben darüber hinaus die Möglichkeit, Angaben zu Ihrer Person zu machen. Letztere sind vollkommen optional und werden von den Ombudspersonen vertraulich behandelt. Beachten Sie unbedingt, sich nach erfolgreicher Abgabe des Hinweises die Zugangsdaten für Ihr Postfach zu notieren, da diese sonst unwiderruflich verloren sind.

Wie funktioniert mein Postfach?

Nach erfolgreich abgegebener Meldung erhalten Sie Zugangsdaten, die Sie für den Zugriff auf Ihr Postfach benötigen. Dieses können Sie nutzen, um mit der Ombudsperson in Kontakt zu treten, falls bspw. Ihnen noch etwas einfällt oder die Ombudsperson Fragen an Sie hat. Sobald die Ombudsperson den Abschlussbericht gesendet hat, können Sie diesen im Postfach einsehen. Bei Angabe einer E-Mail-Adresse erhalten Sie automatische Benachrichtigungen, wenn die Ombudsperson eine Nachricht verschickt oder den Bericht erstellt hat.